30 abr. 2015

Implementación de un Repositorio Digital Interoperable


Desde hace aproximadamente 50 años la gran cantidad de información que se genera en las instituciones de educación superior, así como en los centros de investigación y dependencias de gobierno, sobre todo en el área científica, ha generado un desafío cada vez mayor para las organizaciones, ya que cada vez es más grande la cantidad de información que se debe registrar, organizar, publicar y preservar.
Este desafío no solo se presenta en el ámbito tecnológico, sino que ha implicado que las organizaciones se vean forzadas a crear nuevos equipos de trabajo, nuevas metodologías de publicación, nuevos modelos de protección a la propiedad intelectual y nuevos estándares, que faciliten el intercambio y la visibilidad de la información por parte de los usuarios finales.
Entre las soluciones más ampliamente extendidas y sobre las cuales ya se encuentran trabajando las organizaciones de diversos tipos alrededor del mundo, se encuentra la implementación de Repositorios Digitales.
¿Cuáles son los objetivos que persigue un Repositorio Digital?
La creación de un Repositorio Digital obedece a tres objetivos principales:
1.- Recopilación y organización: Para facilitar la recolecta de los contenidos digitales, preferentemente desde el momento en que estos son creados, así como de todos aquellos datos que permitan describir claramente estos contenidos, para que al momento de ser almacenados se encuentren organizados de forma que sea fácil para cualquier usuario localizar la información a través de un lenguaje estandarizado.
2.- Visibilidad y acceso: Debe permitir que tanto las personas, como los sistemas informáticos puedan acceder a los datos descriptivos y a los contenidos completos, cuidando su seguridad, promoviendo el respeto a los derechos de autor e incrementando la visibilidad de la información.
3.- Preservación y mantenimiento: Se enfoca en proporcionar las herramientas necesarias que permitan garantizar la seguridad de los documentos, así como la preservación de los contenidos en el largo plazo, incluyendo la transformación o migraciones que sean necesarias a partir del avance tecnológico.
¿Se trata de un proyecto de software?
Actualmente existe una gran cantidad de información general acerca de qué son los Repositorios Digitales, así como tecnologías y servicios de implementación, sin embargo es muy importante tomar en cuenta que la instalación y configuración de una herramienta de software es apenas una pequeña parte del proceso, ya que hay una gran cantidad de aspectos que las organizaciones deben tomar en cuenta para asegurar un sistema que garantice su efectividad, su permanencia a largo plazo y sobre todo su capacidad para interoperar con diversos tipos de sistemas, ya sean internos o externos, nacionales o internacionales, por lo que más que un proyecto de software, debe considerarse como un proyecto institucional, que requiere el apoyo y la participación de varios niveles dentro de la organización.
¿Qué aspectos se deben considerar para contar con un Repositorio Digital Interoperable?
1.- Respecto a la organización:
  • La institución debe asegurarse de contar con procesos y una metodología que le permita recolectar la información desde su origen, preferentemente favoreciendo el auto depósito por parte de los usuarios.
  • La institución debe verificar qué tipo de derechos rigen en cada documento que se recopila, de forma que el sistema los controle correctamente.
  • Debe definirse un esquema detallado de roles y funciones que darán mantenimiento y continuidad al proyecto.
  • Deben detallarse los flujos y procesos de trabajo, así como integrarse a los manuales de operación institucionales.
  • Deben incluirse los programas de desarrollo de competencias y habilidades para todos los participantes en el proyecto.
2.- Respecto a los contenidos:
  • Es fundamental que la institución organice los contenidos de acuerdo a su tipología, preferentemente apegándose a lineamientos existentes, ya sean internos, nacionales o internacionales.
  • Se debe considerar que toda la documentación publicada debe contar con la protección de derechos que haya sido definida por el autor y por la institución.
  • Debe definirse una metodología adecuada de catalogación de la información, incluyendo el manejo de archivos, el uso de esquemas de metadatos y el uso de lenguajes de marcado.
  • Deben definirse los procesos necesarios de preservación de los contenidos, incluyendo las transformaciones necesarias para migrarlos hacia nuevos formatos que surjan en el futuro.
3.- Respecto a la tecnología:
  • Realizar una planeación detallada de los requerimientos tecnológicos.
  • Seleccionar el sistema a utilizar de acuerdo con las necesidades de largo plazo de la organización.
4.- Respecto a normatividad:
  • Considerar el uso de vocabulario controlado apegado a estándares internacionales para los principales descriptores (autores, áreas temáticas, idiomas, países, formatos de archivos, fechas, etc.)
  • Incluir el uso de identificadores únicos internacionales para cada documento.
  • Considerar que el sistema esté apegado a normativas de intercomunicación internacionales de acuerdo con las necesidades de la organización.

Tomado de la página Consultores Documentales. 


25 mar. 2015

Retos en torno al préstamo de libros digitales en bibliotecas


El desarrollo y la expansión del mercado mundial de libros electrónicos y los modelos asociados al préstamo en biblioteca se encuentran todavía en un estado evolutivo y de cierta incertidumbre. Después de una primera etapa en la que importantes editores se negaban a vender licencias de préstamo, en el momento actual los editores están poniendo más títulos de libros electrónicos a disposición de las bibliotecas, aunque con algunas restricciones. La tendencia dominante se está moviendo inexorablemente hacia una mayor disponibilidad y acceso a títulos digitales para las bibliotecas. Superada esta fase, en torno a la poca disponibilidad de títulos para el préstamo público quedan pendientes otros asuntos como la cuestión de los costes de las licencias, con tarifas diferenciadas de las ofrecidas al público, que se incrementan en algunos casos hasta por tres o más veces del precio de venta al público, lo que complica aún más los procesos de adquisiciones para bibliotecas, en un momento en el que los presupuestos son limitados, lo que dificulta la capacidad de las bibliotecas para dotarse de una colección adecuada de productos digitales. Además de otras cuestiones de carácter, tecnológico y comercial que limitan muchos de los usos que tenían las bibliotecas en el contexto analógico, como la posesión en propiedad de la colección, la estabilidad de la misma, la portabilidad entre plataformas, o las dificultades asociadas a los sistemas DRM de gestión de derechos digitales.

Tomado de: Alonso-Arévalo, J. and J. A. Cordón-García “Retos en torno al préstamo de libros digitales en bibliotecas.” Anales de Documentación vol. 18, n. 1 (2015).

Link:http://www.universoabierto.com/18673/retos-en-torno-al-prestamo-de-libros-digitales-en-bibliotecas/

27 feb. 2015

Colecciones fotográficas en las bibliotecas digitales: problemáticas


Las colecciones y fondos fotográficos se hayan dispersos en archivos, bibliotecas y centros de documentación de instituciones públicas y privadas. Su consideración de material especial por los profesionales de la archivística, la biblioteconomía y la documentación, los ha relegado a un segundo plano frente a los libros, los manuscritos y otros documentos textuales. La indefinición al respecto se mantuvo hasta finales del siglo pasado y solo con el cambio digital se desarrollaron los primeros proyectos para el tratamiento y difusión de la fotografía en las bibliotecas, al igual que en el resto de instituciones. Se abrían nuevas vías para el tratamiento y difusión de la fotografía en la web, e incluso parecía posible que los diversos tipos de documentos estuvieran en un mismo plano, independientemente del centro donde se conservaran. Sin embargo, las actuaciones no están siendo las esperadas y por tanto son cuestionables. Evidentemente ello se debe a problemáticas que deben ser estudiadas y contra las que cabe tomar medidas para superar la situación mantenida durante tanto tiempo. Las investigaciones sobre colecciones y fondos fotográficos abordan generalmente la tipología de los documentos y su gestión, pero siempre que previamente se hayan hecho visibles. La visibilidad es, por consiguiente, uno de los elementos clave, a nuestro juicio el punto de partida, de ahí el interés de proyectos como dfoto de la Universidad Politécnica de Valencia, o Infoco de la Facultad de Documentación de la Universidad Complutense, cuyo primer objetivo es sacar a la luz los originales conservados en instituciones públicas y privadas, y entre ellas las bibliotecas. Es asimismo importante la consideración de patrimonio, más allá del contenido de la imagen; es decir, por la valoración de su antigüedad, autoría o soporte. Solo las grandes instituciones públicas que cuentan con departamentos específicos para la conservación de la fotografía y materiales audiovisuales, prestan adecuada atención a estos fondos y colecciones. Es el caso de la Biblioteca Nacional de España o de la Biblioteca Nacional de Cataluña, cuyo trabajo es reconocido por los investigadores. No se trata solo de conocer los fondos sino de ponerlos a disposición de los usuarios, de forma que pueda accederse a cada documento. Es cierto que las actuaciones requieren de recursos humanos y técnicos, pero si durante tiempo la excusa ha sido la falta de recursos técnicos, ahora que se ha superado al disponer de programas informáticos y de profesionales formados, la fotografía debería estar mucho más visible y obviamente tratada para su presentación a los investigadores.
Objetivos y Metodología
Es objeto de este trabajo conocer las problemáticas relacionadas con las colecciones fotográficas en las bibliotecas digitales. El objetivo general es estudiar las características en cada biblioteca, con el fin de analizarlas para establecer los resultados de acuerdo a los temas comunes. La comparación entre cada unidad de gestión se considera fundamental para proponer actuaciones y responder a los problemas. Como objetivos específicos se contemplan los siguientes:
1.     Conocer los procedimientos para la localización de las colecciones en cada biblioteca.
2.     Comprobar la visibilidad y el sistema de acceso a través de la web a las colecciones fotográficas digitales.
3.     Comprobar la información sobre cada fondo y colección (volumen, temática, periodo que comprende, etc.)
4.     Conocer los métodos de búsqueda en cada caso.
5.     Comprobar qué tipo de datos se indica en la ficha Catalográfica de cada imagen.
6.     Posibilidades de captura e impresión.
7.     Conocer el tipo de interfaz y las bases de datos empleadas.
8.     Observar las políticas de gestión de los fondos fotográficos.
9.    Comparar los resultados obtenidos en cada biblioteca para advertir las carencias globales y plantear posibles soluciones.
La metodología seguida se basa en el análisis de los contenidos presentados en la web de cada biblioteca. En primer lugar se ha realizado la selección de siete bibliotecas atendiendo a su titularidad y dependencia, comprobando que existen colecciones fotográficas en las mismas. Se ha estudiado la tipología de los fondos y colecciones, y se ha comprobado la información ofrecida respecto a las mismas, valorando la documentación global y la referida a cada documento. Se ha elaborado un esquema con los temas de interés para su comprobación en cada caso: presentación de los fondos, bases de datos, sistemas de búsqueda, características técnicas, forma y tiempo de respuesta, servicios, modelos de reproducción de documentos, etc. Asimismo se ha diseñado un cuestionario para los centros que se adjunta como anexo y los resultados finales se presentan con una tabla comparativa para la obtención de resultados.
Planteamiento
Las bibliotecas digitales cuentan con colecciones fotográficas cuyo tratamiento y difusión es muy dispar. Para conocer los procesos de trabajo y los diferentes intereses de los centros en relación con estos materiales, se plantean en principio una serie de cuestiones que sirven de base para un posterior estudio en profundidad. Las cuestiones planteadas a las que se ha buscado respuesta son las siguientes:
1. Indicación en la web de los fondos y colecciones existentes
Se ha comprobado si en la página web de la biblioteca o en la de la institución de la que depende se indican los fondos que se conservan, detallando cada una de las colecciones o fondos para facilitar el acceso.
2. Información específica sobre los fondos y colecciones 
Se ha comprobado si se incluye información de cada fondo y colección, detallando sus contenidos en cantidad y temática; tratando otros aspectos generales de interés como la calidad, técnicas, etcétera.
3. Presentación de los fondos y colecciones 
Se ha comprobado si se detalla la presentación de fondos y colecciones: entrada específica, campos de contenidos, ilustraciones complementarias, informaciones añadidas, etcétera.
4. Sistema de búsqueda Método de búsqueda. 
Indicación de cada modelo (sencillo, avanzado, mixto, etcétera).
5. Método de consulta Se pretende conocer si son visibles todas las imágenes que se indican en la web, así como la interfaz y bases de datos empleadas.
6. Respuestas a la búsqueda 
Se indica si esta es inmediata y si hay ruido. Se valora si la respuesta es un documento o un conjunto de documentos, y la cantidad de información aportada.
7. Documentación de los originales 
Se valora en este caso si las fotografías están documentadas, si la información que contienen es completa o parcial, y el tipo de datos que se ofrecen.

Tomado del capítulo tres del libro, El contenido y el soporte en los documentos en el ambiente digital, de los autores, Juan Miguel Sánchez Vigil y  María Olivera Zaldua, de la  Universidad Complutense de Madrid.
http://infotec.com.mx/work/models/infotec/Resource/6160/1/images/El_contenido_y_el%20soporte_comch.pdf#page=36